Implementación de un Sistema ERP: Seguridad, Elección de un ERP, CDIO y Rol del Ingeniero Industrial

 SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL PARA INVENTARIOS Y VENDEDORES EN SUCURSALES

Los Sistemas de Información Gerencial (SIG) son sistemas completos que recolectan, procesan y guardan datos relevantes para respaldar la gestión y la toma de decisiones dentro de una organización. Fusionan tecnología, personal y procedimientos para ofrecer información precisa y oportuna, simplificando la planificación, supervisión y actividades comerciales. Su objetivo principal es suministrar los datos esenciales para decisiones estratégicas, tácticas y operativas, abarcando informes, análisis de datos y evaluación del rendimiento, pero 

¿porque son importantes los SIG en inventarios y ventas?

Estos sistemas contribuyen a optimizar el manejo del inventario al supervisar sus niveles, identificar productos con poca rotación y prever la demanda futura, lo que ayuda a evitar tanto la escasez como los excedentes, y en última instancia, a reducir costos. También mejoran la gestión de ventas al proporcionar información detallada sobre las ventas, los productos más populares y el rendimiento del equipo de ventas, lo que permite ajustar estrategias para maximizar los ingresos. Además, automatizan diversos procesos, como la reposición de inventarios, la facturación y la gestión de pedidos, lo que resulta en la reducción de errores y en la liberación de tiempo para otras tareas. Por último, ofrecen visibilidad en tiempo real al proporcionar acceso instantáneo a datos sobre inventarios y ventas, lo que permite una respuesta rápida a cambios en la demanda o problemas de suministro.

Los Sistemas de Información Gerencial (SIG) elevan la calidad de las decisiones al proporcionar información precisa y herramientas analíticas en distintos niveles:

1. Para decisiones estratégicas, los SIG identifican oportunidades de mercado, evalúan el rendimiento y elaboran planes a largo plazo basados en análisis históricos y proyecciones futuras.
2. En cuanto a decisiones tácticas, se enfocan en optimizar operaciones, ajustar el mix de productos, reorganizar equipos de ventas o modificar estrategias de precios según las condiciones del mercado.
3. Para las decisiones operativas, los SIG suministran datos diarios sobre el rendimiento, permitiendo tomar decisiones inmediatas para mejorar la eficiencia y la productividad.
4. En el análisis y la generación de informes, facilitan la identificación de áreas problemáticas y oportunidades de mejora mediante el análisis de datos detallados.
5. Por último, en la simulación y el modelado, los SIG permiten probar escenarios de negocios para prever resultados antes de implementar cambios, lo que reduce riesgos y mejora la planificación. 

¿Que es la gestion de inventarios?

La gestión de inventarios abarca el proceso de ordenar, almacenar y utilizar los inventarios de una empresa, que pueden ser materias primas, productos en proceso y productos terminados, siendo esencial para mantener la continuidad de las operaciones, satisfacer la demanda del cliente y minimizar costos. Conceptos básicos como el stock de seguridad, el punto de reorden, el inventario cíclico y el inventario en tránsito son fundamentales en este proceso. 

Se utilizan diversas técnicas y estrategias para el control de inventarios, como FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out), Just in Time (JIT), EOQ (Economic Order Quantity) y ABC Analysis, cada una diseñada para optimizar la gestión de inventarios de acuerdo con las necesidades y características específicas de la empresa.

Los Sistemas de Información Gerencial (SIG) son clave en la gestión de inventarios debido a varios beneficios:

1. Visibilidad en Tiempo Real: Ofrecen datos actualizados sobre inventarios, permitiendo respuestas ágiles a cambios en la demanda.
2. Reducción de Costos: Optimizan niveles de inventario y mejoran la precisión de pedidos, reduciendo costos de almacenamiento y desperdicio.
3. Mejora en la Planificación: Facilitan la previsión de la demanda y la planificación de inventarios, aumentando la eficiencia operativa.
4. Automatización de Procesos: Automatizan tareas como reposición de inventarios y generación de órdenes de compra.

En resumen, los SIG son esenciales en la gestión moderna, proporcionando información y herramientas analíticas para tomar decisiones estratégicas informadas en todos los niveles organizativos.

¿los SIG pueden ayudarnos a mejorar la gestion de ventas en sucursales?

Las estrategias de ventas son cruciales para la rentabilidad de las sucursales, impactando directamente en la satisfacción del cliente y las ventas. Estrategias como la segmentación de clientes, promociones, cross-selling y la optimización del inventario son fundamentales. 

Los Sistemas de Información Gerencial (SIG) potencian las ventas en sucursales mediante análisis de datos, planificación de inventario, gestión de personal, seguimiento del desempeño y coordinación de marketing. Esto permite decisiones informadas y estratégicas para mejorar la rentabilidad. 

La integración entre la gestión de inventarios y las ventas es esencial para el éxito empresarial, ofreciendo beneficios como la optimización de stocks, mejora de la experiencia del cliente, reducción de costos y eficiencia operativa. Los SIG facilitan esta integración al proporcionar seguimiento en tiempo real, análisis de datos integrado, automatización de procesos, coordinación entre departamentos e informes integrados. En conclusión, los SIG son herramientas esenciales para una integración efectiva entre la gestión de inventarios y las ventas, mejorando el rendimiento general del negocio.

caso practico evaluado

una empresa llamada Distribuidora de Dulces S.A.S, cuya meta es clara: ofrecer una amplia variedad de dulces y productos empaquetados de alta calidad, brindando una experiencia satisfactoria en cada compra. Pero trabajar con productos para el consumo humano es desafiante debido a la alta responsabilidad, ya que cualquier defecto puede causar daños a la salud de los consumidores y afectar gravemente la reputación de la empresa. Esto puede erosionar la confianza del consumidor y generar problemas legales. Un inventario bien hecho permite conocer el estado y disponibilidad de la mercancía, ya sea materia prima o producto terminado. La falta de responsabilidad en la gestión del inventario puede llevar a problemas como productos caducados o mal conteo de existencias.

por esta razon se utilizo el sistema de gestion de datos ACCESS, que proporciona una mayor estructura para los datos, permitiendo controlar qué tipos de datos se pueden ingresar, qué valores son aceptables y cómo se relacionan los datos entre diferentes tablas. Esta estructura ayuda a asegurar que solo se ingresen tipos de datos correctos.

Access almacena datos en tablas que se asemejan a hojas de cálculo, pero a diferencia de estas, las tablas en Access están diseñadas para realizar consultas complejas y relacionar datos con otras tablas almacenadas, como se ve en la siguiente imagen:

en la imagen se ve la tabla de datos de inventario de productos en donde se diligencia la informacion satisfatoriamente de producto, codigo de barras, provedores, unidades, costo unitario, fecha de recibido, fecha de vencimiento, etc. Con esta tabla se puede llevar un contro de los productos y no arriesgarse a que algunos de los productos caduquen o se pierdan.

En el mismo archivo de access se puede hacer seguimiento de los vendedores, cada vendedor tiene su id personal por lo que si se quiere hacer una consulta de que productos han vendido unos vendedores en especifico se puede pasar a la consulta, las consultas son fundamentales en Access para filtrar, buscar y analizar los datos del inventario. Se pueden diseñar consultas para identificar productos con poco stock, calcular el valor total del inventario o crear informes detallados. Las consultas varían en complejidad, adaptándose a las necesidades del usuario.

en la consulta se puede encontrar el producto, el id del vendedor y su nombre, el numero de clientes y el valor de sus ventas. Access permite crear relaciones entre tablas, lo cual es crucial para mantener la integridad de los datos. Por ejemplo, puedes vincular una tabla de productos con una tabla de órdenes de compra a través de un campo común, como el ID del producto. Esto garantiza que los datos estén adecuadamente conectados, facilitando su actualización y análisis como se vera en la siguiente imagen.

tambien access da la facilidad de diseñar formularios que proporcionan una interfaz amigable para la entrada y edición de datos. Puedes diseñar formularios personalizados para facilitar la entrada de nuevos productos, actualización de cantidades, y revisión de detalles de inventario

Así, Distribuidora de Dulces S.A.S. descubrió una forma efectiva de utilizar los sistemas de información para tener un mayor control sobre las operaciones de la empresa mediante Microsoft Access. Esta herramienta proporciona diversas funciones que mejoran la eficiencia y efectividad de la gestión de inventarios. Desde la creación de tablas y consultas hasta la generación de informes y la automatización de tareas con macros, Access ofrece una solución integral para mantener el control y la organización del inventario.

¿desafios para la implemantacion de SIG para la gestion de inventarios y ventas?

La introducción de Sistemas de Información Gerencial (SIG) para la gestión de inventarios y ventas enfrenta varios desafíos comunes:

1. Integración de Sistemas: La complejidad de fusionar el SIG con sistemas ya existentes debido a diferencias en formatos y plataformas.
2. Resistencia al Cambio: La oposición de los empleados al cambio, especialmente si están acostumbrados a procesos manuales.
3. Costos Elevados: Los gastos considerables de implementación y mantenimiento del SIG, particularmente para empresas más pequeñas.
4. Personalización Compleja: La dificultad de adaptar el SIG a las necesidades específicas de la empresa, lo que puede prolongar el tiempo de implementación y aumentar los costos.
5. Calidad de los Datos: La exactitud y confiabilidad de los datos pueden verse comprometidas debido a problemas de limpieza y validación.
6. Seguridad de la Información: La importancia de salvaguardar los datos confidenciales de la empresa y de los clientes ante posibles amenazas de seguridad.
7. Escalabilidad: Asegurar que el SIG pueda crecer y ajustarse al aumento del volumen de transacciones y datos a medida que la empresa se expande.

Las soluciones incluyen contratar servicios de integración especializados, proporcionar una capacitación exhaustiva a los empleados, considerar soluciones basadas en la nube para reducir los costos iniciales, priorizar características esenciales para personalizar el SIG, implementar procesos de limpieza de datos, reforzar las medidas de seguridad y optar por un SIG escalable. Abordar estos desafíos de manera planificada y proactiva ayuda a maximizar las posibilidades de éxito en la implementación del SIG.